On parle beaucoup de la digitalisation de l’événementiel en faisant référence aux interactions entre participants pendant les manifestations professionnelles. Les applications permettant de voter ou donner son avis en temps réel ont le vent en poupe. Mais avant d’en arriver là, il convient pour les organisateurs de choisir le lieu où se tiendra leur événement.  Le domaine de la recherche de lieux pour l’organisation de réunions professionnelles évolue également. Les venue finders se professionnalisent sous la pression de leurs clients et de nouveaux entrants sur le marché, bien décidés à mettre un terme à des pratiques manuelles d’un autre âge.

Le digital élargit notre champ de connaissance

On le sait tous, organiser un événement est toujours porteur d’enjeux liés à l’image de la société, que ce soit pour des publics externes ou interne à celle-ci. Le choix du lieu dans lequel les participants se retrouvent est donc une étape clé dans le processus d’élaboration. A ce titre, il est indispensable d’apporter expertise et réassurance aux donneurs d’ordre. Historiquement, cela passait par une connaissance approfondie de l’offre de lieux acquise à force de visites, de cocktails d’inauguration et la consultation de catalogues imprimés une fois par an. Mais comment faire pour maintenir cette connaissance quand il s’ouvre près d’un nouveau lieu par jour dans Paris ? Quand les clients mettent en concurrence Barcelone, Paris et Bruxelles pour un même projet ? Quand les sites d’avis et commentaires regorgent de millions de notifications ?  Seule une gestion fine de bases de données complètes permet de disposer d’une information à jour en permanence. Ces bases doivent être connectées à d’autres pour profiter automatiquement des milliers de mises à jours quotidiennes. Elle doivent intégrer des informations techniques (hauteurs sous plafond par exemple), des illustrations (photos et vidéos), des informations de contexte (atour de l’établissement), des intervalles de prix et bien entendu les avis de clients professionnels. Elles doivent être construites de façon à être accessible très rapidement par les requêtes tout en renvoyant une information pertinente.

Le digital permet la traçabilité.

La gestion de la connaissance n’est pas le seul enjeu du digital dans le venue finding. Aujourd’hui, les clients veulent avoir des certitudes quant au déroulement des recherches. Sur internet, c’est la sur enchère : qui « garantit » des devis en 3 heures, qui en 24h ou 48h. Dans les faits, la promesse est rarement respectée car il est difficile de collecter les disponibilités et les prix dans des délais courts. En effet, nul ne peut aujourd’hui se prévaloir d’un accès en temps réel aux prix et à la disponibilité concernant les lieux de réunions. La digitalisation du processus de recherche et de réservation permet en revanche de suivre l’avancée des recherches de lieux. Chaque étape peut être suivie, depuis la prise de brief, jusqu’à la signature du contrat en passant par la sélection de prestataires. La digitalisation permet donc d’apporter une garantie sur le niveau de service, assortie d’éléments de preuve à travers un reporting en ligne bien conçu.

Le digital fluidifie, l’humain enrichit.

Le digital ne remplace pas l’humain. Il n’en est d’ailleurs pas question. Les chefs de projets, experts en matière de recherche de lieux de réunion apportent une expérience indispensable, accumulée lors de centaines de réservations. Ils conseillent, partage leur savoir-faire et orientent le client en s’appuyant sur des plateformes digitales pensées, non pas pour les remplacer mais au contraire pour les aider, pour les soulager des tâches systématiques que la machine accomplit avec plus de fiabilité.

Il n’y a pas de fatalité à travailler comme il y a 10 ans. Chercher en ligne sur des catalogues mis à jour une fois par an, contacter les établissements un par un, attendre sans fin des devis non harmonisés pour au final réserver toujours dans les mêmes lieux. Le marché évolue : pendant que les grands réseaux d’agences nouent des partenariats ou rachètent des entreprises innovantes pour profiter de leur agilité, l’offre de lieux explose, forçant les acteurs historiques à se réinventer. Les comportements suivent : les grandes entreprises s’équipent de plateformes digitales et les groupes hôteliers lorgnent sur les nouvelles technologies de réservation. Cette tendance est mondiale et, dans ce domaine, la France n’est pas en reste. Le meilleur est encore à venir !